Datenschutz im Privat-Kindergarten oder der privaten Kindertagesstätte (KiTa)

Mithilfe des Datenschutz-Kit können Sie Datenschutz in der privaten Kindertagesstätte effektiv den Weg ebnen. Dank aktueller rechtlicher Informationen für Erzieher, Eltern und Kinder sowie einer ausführlichen Dokumentation und Zugang zu Datenbanken bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Wir unterstützen Sie gern mit unserem Know-how und stellen Ihnen einen externen Datenschutzbeauftragten, den Sie bei Fragen, Anregungen und zur Abnahme von Maßnahmen gern jederzeit kontaktieren können.

Datenschutz im privaten Kindergarten: Rechtsgrundlage und Datenerhebung

Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung wurde mit dem Volkszählungsurteil des Bundesverfassungsgerichts aus dem Jahr 1983 zu einem deutschen Grundrecht erklärt – und damit die Basis für bundesweite Datenschutzvorschriften geschaffen. In ihnen ist das generelle Verbot definiert, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Lediglich die Einwilligung des Betroffenen oder eine legitimierende Rechtsvorschrift können dieses Verbot außer Kraft setzen.

Persönliche Informationen sollten nach der aktuellen Rechtslage stets direkt beim Betroffenen erfragt werden. Um die verantwortungsvolle Weitergabe von Daten und den Datenschutz im privaten Kindergarten zu gewährleisten, können bei den 3- bis 6-Jährigen auch die Erziehungsberechtigten um Auskunft gebeten werden. Das ist insoweit legitim, als dass die Kinder noch nicht über die notwendige Einsichtsfähigkeit verfügen, was die Preisgabe ihrer Informationen bedeutet.

Eine Datenübermittlung an Dritte außerhalb der Kindertagesstätte ist nur dann zulässig, wenn der Betroffene bzw. die Erziehungsberechtigten zugestimmt haben oder eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis besteht. Möchten beispielsweise das Jugendamt, die zukünftige Grundschule oder andere Eltern Informationen erhalten, ist in den meisten Fällen keine rechtliche Grundlage gegeben, sodass eine Einwilligungserklärung zwingend erforderlich ist. Wurde die Einwilligung erteilt, kann sie auch jederzeit – am besten schriftlich – widerrufen werden. Die Eltern haben darüber hinaus immer das Recht zu erfahren, welche persönlichen Daten von ihnen selbst oder ihrem Kind verarbeitet werden.

Datenschutz im Privat-Kindergarten bedeutet, dass nicht nur die vorhandenen Informationen gesichert und geheim gehalten werden müssen, sondern auch irrelevante Informationen gar nicht erst gespeichert werden. Für die Ausübung der Erziehungspflicht in der Kinderbetreuung sind zum Beispiel die Berufe der Eltern sowie deren Krankenversicherung völlig unerheblich und dürfen deshalb nicht erhoben werden.

Welche Daten müssen geschützt werden?

Als personenbezogene Daten sind alle Informationen anzusehen, die in irgendeiner Weise auf eine bestimmte Person schließen lassen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt ausführlich, wann es gerechtfertigt ist, Informationen zu erheben. Grundsätzlich gilt, dass personenbezogene Merkmale im privaten Kindergarten nur dann erfragt und verarbeitet werden dürfen, wenn sie zur Erfüllung der Erziehungsaufgabe unbedingt notwendig sind. Im Zweifelsfall muss der Erhebungs- und Verwendungszweck schon im Vorfeld klar definiert werden. Ist zunächst über die Aufnahme des Kindes in der Privattagesstätte zu entscheiden, ist die erstmalige Datenerhebung von sprachlichen Fähigkeiten, ethnischer Herkunft, Interessen und Bedürfnissen sowie der aktuellen Lebenssituation aus Sichtweise des Gesetzgebers gerechtfertigt.

Neben den üblichen Informationen zu Name, Geburtsdatum und Anschrift ist unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Auskunft zu Erkrankungen des Kindes zu erteilen. Dies gilt vor allem bei ansteckenden Krankheiten. Denn die Kindergartenleitung ist verpflichtet, bestimmte Erkrankungen im Sinne des Infektionsschutzgesetzes zu melden. Um bei Unfällen oder chronischen Krankheiten angemessen reagieren zu können, ist auch die Frage nach dem Hausarzt des Kindes keine Seltenheit und durchaus legitim. Wird der Kindergartenbeitrag an Anzahl und Alter der Geschwister oder am Einkommen der Eltern gemessen, ist die Preisgabe dieser personenbezogenen Daten grundlegend für die Berechnung der Beitragsstaffelung

Schützen Sie alle diese Daten – egal ob sie mündlich, schriftlich oder digital verarbeitet werden. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter wissen, worauf beim Datenschutz im Privat-Kindergarten zu achten ist und welche Maßnahmen dafür ergriffen werden müssen, sind Sie bestens vorbereitet. Unser Datenschutz-Kit hilft Ihnen bei der Umstellung und hält ein nützliches Handbuch für interessierte Eltern und Besucher bereit. So können Sie auch nach außen hin zeigen, dass Ihnen der Schutz personenbezogener Daten ein ernstes Anliegen ist.

Warum sollten diese Daten geschützt werden?

Datenschutz im Kindergarten oder Kindertagesstätten dient dem Kindeswohl und der Vertrauensbildung zwischen Eltern und Erziehern. Wissen die Erziehungsberechtigten, dass ihre persönlichen Daten in guten Händen sind, vertrauen sie Ihren Mitarbeitern auch gern das eigene Kind an. In Zeiten von Big Data, sozialen Netzwerken und ständiger Verfügbarkeit ist es besonders wichtig, einen privaten Schutzraum aufrecht zu erhalten und vor Fremdzugriffen zu bewahren. Gehen Sie in Sachen Datenschutz im privaten Kindergarten mit gutem Beispiel voran und sensibilisieren Sie Ihr Umfeld und das der Kindertagesstätte für dieses Thema.

Aufbewahrung, Sicherung und Löschung von Daten

Die Leitung des Kindergartens oder der KiTa ist gesetzlich dazu verpflichtet, für die sichere Aufbewahrung erhobener Daten zu sorgen. Das bedeutet, dass sowohl eigenes Personal als auch Besucher nur eingeschränkten oder keinerlei Zugriff auf personenbezogene Informationen erhalten dürfen. Schließen Sie beispielsweise Akten, Karteien und andere Unterlagen in einem Büro- oder Aktenschrank ein. Damit gewährleisten Sie, dass Reinigungspersonal, Hausmeister, Praktikanten oder Besucher nicht zufällig „im Vorbeigehen“ Kenntnis von diesen Daten erlangen.

Diskretion im Telefonverkehr ist ebenso wichtig wie das Wegschließen von Akten und Unterlagen. Führen Sie Telefonate nicht öffentlich und vermeiden Sie die Weitergabe personenbezogener Informationen über das Mobilfunk- oder Festnetz. Bestehen Sie im Zweifelsfall auf die persönliche oder schriftliche Mitteilung dieser. Um eine effektive Sicherung zu etablieren, sind Dienstanweisungen zu Regelungen des Datenschutzes elementar. Zusätzlich sollten Sie Mitarbeiterschulungen anbieten – nur so ist ein professioneller Datenschutz im Privat-Kindergarten gegeben.

Nach Verlassen der privaten Kindergarteneinrichtung – zum Beispiel durch die Einschulung – müssen alle personenbezogenen Daten der Kinder und ihrer Eltern ausnahmslos gelöscht werden. Im Zuge dessen ist darauf zu achten, dass keine Wiederherstellung möglich ist. Papierunterlagen sind zu Schreddern und digitale Dateien mithilfe entsprechender Software zu entfernen. Ausschließlich bei berechtigtem Interesse dürfen die Informationen länger aufbewahrt werden. Dies gilt beispielsweise, wenn Förderungen oder Finanzierungen durch Dritte gewährt wurden. Jedoch ist die Weitergabe der persönlichen Daten nur nach schriftlicher Einwilligung der Betroffenen oder auf rechtlicher Basis gestattet.

Datenschutz im Privat-Kindergarten: Sind Fotos und Videos erlaubt?

In den meisten Kindergärten werden Portfolios der Kleinen angelegt, um die kindliche Entwicklung zu dokumentieren. Dies dient sowohl den Erziehern und späteren Lehrern als Orientierung für Fördermöglichkeiten als auch den Eltern als Erinnerungsstück. Da für diese Aufzeichnungen meist auch Fotos eine Rolle spielen, sollte im Hinblick dessen geprüft werden, ob alles datenschutzkonform abläuft.

Bei der Aufnahme analoger und digitaler Bilder stellt sich für Datenschützer stets die Frage, inwieweit das Kindeswohl dadurch beeinträchtigt wird. Vor allem das Fotografieren mit Smartphones und Tablets erlaubt eine schnelle Verbreitung der Aufnahmen über Messaging-Dienste und soziale Netzwerke. Gerade in diesem Bereich zeigt sich, dass zwei elementare Persönlichkeitsrechte des Kindes berührt werden.

• das Recht auf informationelle Selbstbestimmung
• das Recht am eigenen Bild

Möchten die Eltern nicht, dass Bilder aufgenommen und/oder in irgendeiner Art und Weise verarbeitet werden, ist dieses Recht zu wahren. Denn Fotos dürfen erst nach einer schriftlichen Einwilligung der Eltern im Internet – zum Beispiel auf der Webseite des Kindergartens – veröffentlicht werden. Für Videoaufnahmen gilt das gleiche Prinzip einer freiwilligen Einverständniserklärung. Darüber hinaus müssen folgende Punkte klar definiert werden:

• Warum werden Aufzeichnungen erstellt?
• In welchem Zeitraum soll gefilmt werden?
• Wer erhält Einsicht in die Videoaufnahmen?
• Wie lange werden die Dateien gespeichert?

Nur die Einhaltung dieser Vorgaben und eine klare Linie im Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleisten einen bestmöglichen Datenschutz im privaten Kindergarten. Benötigen Sie Unterstützung bei der Bedarfsanalyse oder der Umsetzung sowie Kontrolle einzelner Maßnahmen, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf. Wir nehmen Sie bei der Hand und begleiten Sie bei jedem neuen Schritt – so wie Sie Ihre Kindergartenkinder.