Datenschutz in privaten Schulen und Bildungseinrichtungen

Die Schwerpunkte:

• Warum unterliegen personenbezogene Daten dem Datenschutzgesetz?
• In welchem Umfang dürfen Daten verarbeitet werden?
• Was ist im Umgang mit dem Internet an Schulen zu beachten?

Datenschutz etablieren, optimieren und kontrollieren

Mit dem Volkszählungsurteil des Bundesverfassungsgerichts aus dem Jahr 1983 wurde das Recht auf informationelle Selbstbestimmung in der Bundesrepublik zu einem Grundrecht erklärt – die Geburtsstunde des Datenschutzes. Es beinhaltet ein generelles Verbot, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Ausnahmen gelten nur dann, wenn der Betroffene seine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt oder diese durch eine Rechtsvorschrift legitimiert wird.

Für den Datenschutz in der Schule bedeutet das eine Reihe von Einschränkungen und Verboten bei der Erhebung, Speicherung und Löschung persönlicher Informationen. Grundsätzlich basiert dieser Bereich auf verschiedenen Gesetzen und Verordnungen, dazu zählen u. a.:

• Schulgesetz (SchulG)
• Landesdatenschutzgesetz (LDSG)
• Regelungen der Datenschutzverordnung-Schule (DSVO Schule)

Die Schulleitung ist dazu verpflichtet, die Einhaltung der einzelnen Normen zu überwachen und ihren Verwaltungskräften, Lehrern und Schülern die dazu notwendigen Mittel an die Hand zu geben. Dazu zählen beispielsweise Handreichungen, Informationsveranstaltungen und Schulungen zum Thema Datenschutz. Weiterhin sieht der Gesetzgeber ab einer Schulgröße von 30 Mitarbeitern oder 500 Schülern die verpflichtende Ernennung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten vor. Dieser soll zum Beispiel sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf personenbezogene Daten haben und diese nicht nach außen gelangen.

Legen Sie mit dem Datenschutz-Kit den Grundstein für effektiven Datenschutz in privaten Schulen und Bildungseinrichtungen. Wir bieten Ihnen intensive Schulungen sowie aktuelle rechtliche Informationen für Ihre Lehrkräfte und Mitarbeiter, eine ausführliche Dokumentation, Zugang zu Datenbanken und Hinweise zur Öffentlichkeitsarbeit in diesem Bereich – stets in Abstimmung mit dem für Sie zuständigen Datenschutzbeauftragten. Regelmäßige Kontrollen der umgesetzten und noch zu etablierenden Maßnahmen gehören ebenso zu seinen Aufgaben wie ein offenes Ohr für datenschutzrechtliche Belange aller Angehörigen der Schule. Gern unterstützen wir Sie dabei mit unserem Know-how.

Welche Daten müssen geschützt werden?

Als personenbezogene Daten sind alle Informationen anzusehen, die in irgendeiner Weise auf eine bestimmte Person schließen lassen. Neben Name, Geburtsdatum und Anschrift zählen dazu in der Schule auch individuelle Leistungsbewertungen, Gesundheitsverhältnisse, Sozialverhalten, Fotos u. ä. Das bedeutet, dass nach den gesetzlichen Bestimmungen all diese Daten geschützt werden müssen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um allgemein bekannte oder sehr sensible Informationen einer Person handelt.

Der Datenschutz in der Schule gilt für die Verarbeitung von Schüler-, Lehrer- sowie Elterndaten und beruht auf der Anwendung des Landesdatenschutzgesetzes. Für die Schutzbedürftigkeit spielt es keine Rolle, ob die persönlichen Informationen in Papierform oder digital verarbeitet werden. Dementsprechend wird bei Verstößen – wie dem Verlust eines digitalen Speichermediums oder einer entsprechenden Akte – stets die gleiche Rechtsgrundlage herangezogen. Sichern Sie sich gegen solche Fälle ab, indem Sie Ihr Personal und die Schüler in Datenschutzfragen sensibilisieren. Das beginnt mit dem Schutz von PCs und technischen Geräten durch Passwörter und geht bis hin zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen wie Schulnoten und Disziplinarmaßnahmen.

Eine Möglichkeit, personenbezogene Informationen zu schützen, ohne dabei auf allgemeine Daten verzichten zu müssen, ist die Anonymisierung bzw. Pseudonymisierung. Möchten Sie beispielsweise vergleichende Tabellen zu Leistungsbewertungen oder der Verteilung der Lehrkräfte auf einzelne Fächergruppen erstellen, ist dies unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen jederzeit legitim. Entfernen Sie Namen und Geburtsdaten oder ersetzen Sie Vor- und Nachname durch eine einzigartige Zahlenkombination, deren Schlüssel sicher verwahrt wird. So können Sie die erhobenen Daten ohne Verstoß gegen das Datenschutzrecht internen Studien, Auswertungen oder der Öffentlichkeit zugänglich machen.

Warum sollten diese Daten geschützt werden?

• Datenschutz ist ein Grundrecht
• Prävention statt Schadensbegrenzung
• Datenschutz in der Schule unterliegt gesetzlichen Vorschriften
• offener Umgang mit Datenschutzfragen

Aufgrund der stetig wachsenden technischen Möglichkeiten der Datenspeicherung, -bearbeitung und -veröffentlichung wird es immer wichtiger, persönliche Informationen vor dem Zugriff Fremder zu schützen. Denn der sogenannte gläserne Mensch ist nicht nur in der digitalen, sondern auch der analogen Welt ein zunehmendes Problem, auf das Sie reagieren sollten. Von der Erstellung individueller Bewegungsprofile bis hin zur vollständigen Überwachung durch Unbefugte ist es heutzutage nur ein kleiner Schritt. Beginnen Sie bereits in der Schule mit der Prävention und machen Sie Schüler und Lehrkräfte auf das Thema aufmerksam.

Datenschutz in der Schule ist die praktische Ausübung des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung jedes einzelnen. Das bedeutet, dass jede Person für sich selbst entscheiden darf, welche Daten an wen preisgegeben werden. An Schulen sind Ausnahmen nach aktueller Rechtslage nur dann gestattet, wenn die Datenverarbeitung ausschließlich der Erfüllung unmittelbar dienstlicher Aufgaben unterliegt oder durch den Betreffenden gestattet wird – sie muss also erforderlich und zweckgebunden sein. Das gilt zum Beispiel bei Verwaltungsaufgaben wie dem Schreiben eines Zeugnisses oder dem Anlegen einer Schülerakte.

Doch Datenschutz in der Schule erfüllt noch einen anderen Zweck: Demokratie. Als einer der Grundpfeiler unserer Gesellschaft garantiert sie jedem (Meinungs-)Freiheit und Gleichheit – unabdingbare Grundrechte, die durch unkontrollierte Datenverarbeitung ausgehebelt werden. Wer sich beobachtet fühlt, hat Angst sich zu entfalten und schränkt damit automatisch seine Freiheit ein. Sprechen Sie dieses Thema zum Beispiel im Geschichtsunterricht offen in der Klasse sowie im Kollegium an und machen Sie auf die Gefahren des sorglosen Umgangs mit personenbezogenen Daten aufmerksam. Denn Datenschutz dient nicht vorrangig der Sicherung ihrer persönlichen Informationen, sondern dem ihrer eigenen Personen.

Schulhomepage und öffentliche Bekanntmachungen

Eine Schul-Webseite ist eine tolle Sache, um interessierte Eltern, Schüler und andere Außenstehende auf die eigene Schule und deren Aktivitäten aufmerksam zu machen. Doch auch dieser Bereich unterliegt den strengen Datenschutzbestimmungen – umso mehr, da über das Internet weltweite Zugriffe auf alle Informationen der Homepage möglich sind. Möchten Sie personenbezogene Daten wie Namen, Geburtsdaten, Adressen, Fotos, Videos o. ä. veröffentlichen, benötigen sind ohne Ausnahme die schriftliche Zustimmung der Betroffenen. Bei minderjährigen Schülern ist außerdem die Einwilligung der Erziehungsberechtigten Voraussetzung, um die Daten zu verwenden.

Soll Ihre Schulhomepage auch als Informations- und Kommunikationsplattform für schulische Aktivitäten und den Unterricht dienen, ist die Einrichtung eines passwortgeschützten, internen Bereichs unverzichtbar für den Datenschutz in der Schule. Ob Vertretungsplan mit Lehrerkürzeln oder digitale Planung von Unterrichtseinheiten und Ausflügen, stets wird auf personenbezogene Daten zurückgegriffen, die vor unbefugter Verarbeitung geschützt werden müssen. Mithilfe des Datenschutz-Kit können Sie sich umfassend darüber informieren und gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten geeignete Maßnahmen planen, ausführen und kontrollieren.

Datenschutz im Unterricht: von Abschlussnote bis Videoaufzeichnung

In vielen Klassenzimmern ist es üblich, dass die Noten eines Tests oder einer Klassenarbeit vor allen Schülern verlesen werden. Mit Blick auf das Datenschutzgesetz ist diese Praxis jedoch nicht ganz ungefährlich. Die öffentliche Notenbekanntgabe in der Klasse unterliegt zwar einem gewissen Beurteilungsspielraum durch die Schule, darf allerdings in keiner Weise herabwürdigend sein – indem zum Beispiel das Nichtbestehen eines Schülers verkündet wird. Als besondere Würdigung einer Leistung ist es hingegen erlaubt, eine gute Note und den Namen zu nennen.

Geht es um den Notenvergleich mit anderen Klassen, Jahrgängen oder Schulen, greift der Datenschutz in der Schule ein wenig härter durch. Wenn der Notenspiegel zum Beispiel fremden Schülern, Lehrern oder Studienleitern als Überblick über den aktuellen Leistungsstand bekannt gegeben wird, ist stets eine anonymisierte Form der Veröffentlichung zu wählen.

Videoaufzeichnungen sind in der heutigen Schullandschaft Gang und Gäbe. Ob zur späteren Auswertung der sportlichen oder rhetorischen Leistung oder als Sicherheitsmaße auf dem Schulhof. Soll die Videoaufnahme der Benotung einzelner Schüler dienen, dürfen ausschließlich die im Fach unterrichtenden Lehrkräfte Zugriff auf das Material haben – eine anschließende Löschung der Daten vorausgesetzt. Geht es jedoch um den Schutz von Leben, Gesundheit, Freiheit und Eigentum der Schüler und Lehrer bzw. der schulischen Einrichtung, müssen ein paar mehr Details beachtet werden. Denn die Kameras dürfen nur im Eingangsbereich angebracht werden, um Personen außerhalb von schulischen Veranstaltungen, nachts, am Wochenende oder in den Ferien zu filmen – alle anderen Maßnahmen sind laut Datenschutzgesetz nicht gestattet.

Datenschutz in der Schule – soziale Netzwerke und Smartphone-Apps

Smartphone, Tablets und PCs gehören bei den meisten Schülern zum Alltag, ebenso wie die intensive Nutzung des Internets und verschiedener sozialer Netzwerke und Chatprogramme. Bereitwillig werden Namen, Geburts- und Adressdaten, persönliche Informationen über Einkaufsgewohnheiten, Vorlieben und Fotos im Netz mit anderen geteilt. Sensibilisieren Sie Ihre Schüler für den Umgang mit ihren eigenen Daten, indem Sie sie auf Gefahren und Schutzmaßnahmen hinweisen. Auch dieser Bereich gehört zum Thema Datenschutz in der Schule – da nicht nur eigene personenbezogene Informationen an die Öffentlichkeit gelangen können, sondern auch die anderer Schüler oder Lehrer. Ob Schulnoten, persönliche Urlaubsfotos oder Passwörter, all diese Daten werden im Internet gesammelt und nicht mehr vergessen. Neben vergleichsweise harmloser Werbung, können auch Mobbing und Identitätsdiebstahl die Folge sein.

Sorgen Sie mit unserem Datenschutz-Kit vor und profitieren Sie von den vielfältigen Informationsmaterialien in gedruckter und audiovisueller Form. Mit dem IITR Connect Handbuch geben wir Ihnen einen wertvollen Leitfaden an die Hand, mit dem Sie auch Lehrer, Schüler und Eltern über Ihre Maßnahmen für den Datenschutz in der Schule ins Boot holen können.